« Vis mon poste » : un dispositif d’entraide qui fait ses preuves
Dans le cadre de sa résolution ordonnée, le Crédit Immobilier de France uniformise ses méthodes et outils de travail. L’établissement de Paris* était le dernier à accueillir XLOAN : le nouveau progiciel de gestion des prêts. Les collaborateurs des établissements de Lyon-Grenoble, connaissant parfaitement XLOAN, ont décidé d’apporter leur soutien à leurs homologues parisiens en les invitant à les rencontrer, à les suivre dans leur travail et donc à « vivre leurs postes » pendant deux jours avec ce nouvel outil.
« Ce changement était assez délicat à plusieurs titres. La migration vers un nouvel outil métier implique nécessairement de nouvelles procédures et une nouvelle organisation du travail en interne. De plus, l’établissement de Paris connaissait au même moment un changement de direction, c’était une période où il y avait beaucoup d’interrogations et d’appréhensions de la part des collaborateurs de Paris » confie Delphine Arnaud, directeur exécutif du réseau.
Une fois ces craintes identifiées, il a fallu les prendre en compte et trouver comment accompagner au mieux les collaborateurs parisiens durant cette transformation. La réponse a été assez évidente : qui mieux que leurs homologues lyonnais qui utilisaient déjà cet outil pour répondre à toutes leurs questions organisationnelles et les aider dans la prise en main de XLOAN !
L’idée de démultiplier le dispositif de « Vis mon poste » sur une plus large population était née. Les collaborateurs de Paris ont donc été invités à rencontrer et à suivre pendant 2 jours leurs collègues de Lyon sur leur site. « Nous avons tout fait pour qu’ils se sentent chez eux. Nous voulions casser les frontières. Une fois que nous leur avons présenté les différents services, ils ont pu ensuite déambuler librement sur nos plateaux, et discuter directement entre pairs, sans hiérarchie » précise Delphine Arnaud.
Un dispositif innovant, salué par tous !
Pendant deux jours, les collaborateurs ont pu ainsi vivre la vie de leurs pairs avec ce nouvel outil. L’accueil a été très chaleureux. Un véritable moment de partage et d’échanges. Une initiative inédite à cette échelle dans l’histoire du groupe, applaudie par tous !
« Le dispositif « Vis mon poste » était le meilleur choix possible pour répondre concrètement à nos questions. Nous avions en face de nous des personnes avec qui nous parlions le même langage et qui connaissaient nos problématiques. Il n’y avait pas de formalisme, les échanges étaient fluides et directs. Nous avons pu poser librement toutes nos questions. C’était formidable » explique Christiane Kaunan, chargée de recouvrement contentieux à Paris.
« Grâce à ce dispositif, nous nous sommes très rapidement aperçus que XLOAN était un outil très fonctionnel qui permettait un meilleur partage d’informations et une meilleure communication entre les services » ajoute Sylvie Jegou, gestionnaire pré-contentieux à Paris.
Les collaborateurs de Lyon étaient très heureux de présenter leur travail et ont eu également beaucoup de satisfaction à partager leurs connaissances.
« Cela me tenait particulièrement à cœur de participer à ce dispositif. Quand je suis arrivé au Crédit Immobilier de France, tous mes collègues se sont mis à ma disposition afin de m’aider dans ma prise de fonction, je voulais à mon tour rendre la pareille. Je me suis vraiment senti utile. A la fin de ces 2 jours, nous n’avons pas hésité à échanger nos coordonnées pour continuer à leur apporter notre aide à distance » précise Aurélien Chevallier, gestionnaire contentieux à Lyon.
À cela Anais Vorano, chargée de relation client à Grenoble, poursuit : « c’était très stimulant d’expliquer les subtilités de XLOAN et les changements que cela implique dans l’organisation de notre travail. Mes interlocuteurs se sont assez vite rendu compte que ce changement ne serait que bénéfique. » Elle ajoute « ce dispositif a clairement renforcé la cohésion du groupe. On a créé un vrai lien entre pairs. Nous avons pu répondre à toutes leurs questions, sans aucun sujet tabou. Nous faisons le même métier, c’est plus facile pour nous de les écouter, de les comprendre et de les rassurer sur ce logiciel et leur situation. »
Un réel engouement de la part des salariés
Au vu des excellents retours et du succès rencontré, une deuxième édition du « Vis mon Poste » a été organisée en décembre. Au total plus de 60% des effectifs de Paris se sont déplacés pour rencontrer leurs homologues à Lyon.
« Je ne pouvais pas participer à la 1ersession « Vis mon poste ». Dès que j’ai su que l’opération était reconduite, je me suis inscrite sans hésiter pour y participer ! Plus que l’outil en lui-même l’important était surtout de comprendre les changements que son utilisation allait induire dans notre organisation et notre travail au quotidien car la mise en place d’XLOAN transforme notre organisation de travail et nous oblige à la revoir entièrement » explique Patricia Pettini, chargée de la gestion de la relation clients à Paris.
Une solidarité qui va encore plus loin
Cet esprit de partage ne s’est pas arrêté là. D’autres initiatives se sont mises en place au moment de la migration informatique pour garder du lien entre les équipes de Lyon et Paris. Des « Coffee Call » ont notamment été organisés. Le principe ? Des points téléphoniques réguliers au moment du « café du matin ». Quelques minutes pour poser et répondre aux questions sur l’outil.
Et surtout, lors de la bascule vers le nouvel outil informatique en janvier dernier, des collaborateurs de Lyon et de Marseille se sont portés volontaires pendant un mois, pour venir dans les locaux de la capitale et se sont relayés afin d’assurer une permanence dans chaque service au moment de la migration.
« Il était important pour moi d’aller à Paris pour les aider au moment de la prise en main du logiciel et pour répondre à leurs questions. Je voulais aller au bout de ce que je pouvais faire pour eux » confie Aurélien Chevallier.
« Il est évident que la présence de nos homologues Lyonnais et Marseillais dans nos locaux lors de la migration a contribué au succès de la migration. Nous avons sincèrement été touchés par leur soutien » s’exclame Sylvie Jegou. Christiane Kaunan ajoute « on ne peut que leur dire un grand merci pour leur disponibilité, leur implication, leur investissement ! »
Une transformation réussie
Même si aujourd’hui, les équipes de Paris sont encore en phase d’apprentissage de l’outil et de la fiabilisation des données, pour d’autres, on peut dire que l’objectif est atteint grâce au dispositif « Vis Mon Poste ».
« Cet appui de la part des équipes de Lyon et de Marseille a permis de tenir les délais. Les collaborateurs de Paris ont réalisé un travail extraordinaire, ils ont su tenir les délais malgré ce gros changement informatique et organisationnel. Ils ont fait preuve de professionnalisme, de persévérance et d’une volonté exemplaire » ajoute Delphine Arnaud. Elle poursuit « cette transformation montre encore une fois que nous avons des collaborateurs dotés d’une capacité d’adaptation et d’une agilité exceptionnelle. Ils savent travailler en synergie et possèdent un esprit d’équipe épatant. »
*Etablissement Paris : Etablissement CIF Patrimoine et Immobilier